כיצד לגרום לעובדים להגיש רעיונות חדשים

ממצאים מ 20 מחקרים אקדמיים על מערכות הצעות ותוכניות רעיונות בארגונים העלתה באופן גורף וברור כי ארגונים חייבים לבצע שינוי פרדיגמה ולעבור מגישת תיבת ההצעות הישנה לתוכנית ניהול חדשנות ורעיונות מודרנית. תוכניות ניהול רעיונות טובות יכולות לייצר למעלה מ -50 אחוזי אימוץ על ידי העובדים, לתרום תרומה משמעותית בשורת הרווח של הארגון ועלייה בפריון מעורבות עובדים. להלן כמה מהגורמים המרכזיים המשפיעים ביותר.
הקלה על אופן הגשת הרעיונות
באופן לא מפתיע מערכות הצעה אינטרנטיות מקבלות יותר רעיונות מאשר מערכות מבוססות טפסי נייר. לכמות המידע המבוקש יש השפעה מכרעת, גם כן. קיים יחס הפוך בין כמות המידע למספר הרעיונות המוצעים. הדרישה לריבוי מידע נובעת מהרצון לשיפור איכות הרעיון אך ניתן לעשות זאת באמצעות מערכות לניהול חדשנות ורעיונות ללא סרבול ושלב הקלט הראשוני דורש בהם זמן מינימאלי, והוא מאפשר שיתוף עמיתים מידי ויכולת הצבעה ותגובה.

בנוסף מערכות אלו מאפשרות תהליך הגשה קצר יחסית שאינו דורש הפסקת זמן משמעותית מהעבודה השוטפת היומיומית ומאפשרות לעובדים, שעבודתם אינה מבוססת שולחן, להשתתף גם כן.
אמון ומשוב

חוסר המשוב על רעיונות שהוגשו היא הסיבה הגדולה ביותר שעובדים מפסיקים להגיש. הדבר המעניין הוא שהמשוב אינו חייב להיות חיובי. הוא פשוט צריך להתקיים! אלמנט חשוב נוסף הוא השתתפות צוות בכיר ומקבלי החלטות בתכנית. קיימת חשיבות גדולה יותר והצלחה גדולה יותר כאשר דרגי מקבלי החלטות מעירים ומגיבים לרעיונות ומחדדים את השימוש בתכנית.
הגשת רעיונות מתגמלת

קיים מגוון רחב של דרכי תגמול בארגונים שונים על רעיונות שהוגשו והם הולכים להיות מיושמים או על עצם הגשת רעיו וכו'. אחד המחקרים בנושא מצא כי בונוסים אופייניים נעים בין 500 – 10,000 דולרים ואפילו עד 15% משווי הרעיון. אותו מחקר הראה כי 80% מהארגונים הציבו חשיבות רבה לתגמול ריאלי, קידום פנימי ותקשורת מעריכה. למרות הפופולריות של מתן תגמולים, דווקא שיטה זו אינה ידועה כמנוף המשמעותי להגדלת מספר הרעיונות המוצעים. למעשה ישנם מחקרים הטוענים כי תגמול כספי בפועל יכול לעכב יצירתיות. הנעה פנימית היא מניעה חשוב בהרבה. לא משנה מה המניע להגשת רעיון, הכרה במגישי הרעיונות צריך להיות מרכיב ליבה בתכנית.
הערכה תקופתית

אין דבר המכשיל תוכנית הגשת רעיונות יותר מחוסר משוב והתייחסות. משוב פירושו תגובה בעת הגשת הרעיון, הערות לגופו של הרעיון ולהיתכנותו ועדכון מגישי הרעיון על התקדמותו של הרעיון בשלבי היישום שלו עד למימושו.

רעיונות שנדחו עם הסבר מספק יתקבלו אצל המגישים בצורה בונה והוא ימשיך להגיש רעיונות גם בעתיד. סיבה אופיינית למצב זה היא העובדה כי חלק מהרעיונות כבר הוגשו על ידי אחרים, והם בהליכי פיתוח אך לא תוקשרו לעובדי החברה. לכן זו דרך מצוינת לתקשר פרויקטים חדשים לעובדים.

אם בארגון בו עובדים כ 200 עובדים בעלי מוטיבציה גדולה, יגיש כל עובד כ 20 רעיונות בשנה, ייווצרו 4000 רעיונות שיש להתייחס אליהם, כלומר ייווצר צוואר בקבוק, שעלול להוביל לתופעות שליליות בתהליך, ולכן קבוצת הערכה המתכנסת מידי שבוע או חודש אינה יכולה לבדוק רעיונות רבים ושיטה זו של הערכת רעיונות, יצרה עיכובים בתגובה וביישום, איבוד עניין, ספקנות ובסופו של דבר רגשות רעים אצל מחולל הרעיון.

אחת הדרכים לשפר את עיתוי המשוב הוא על ידי ביקורת עמיתים מיד לאחר הגשת הרעיון, המשפרת גם את התקשורת והדינמיקה הקבוצתית. תוכנת לניהול רעיונות משתפת את הרעיון ואת ביקורות העמיתים לפני שהרעיון עובר לשלב קבוצת הערכה בארגון.
שימוש בטכנולוגיה נכונה

מחקר שבחן לעומק את רכיבי המפתח של מערכות ניהול הצעות אלקטרוניות (ESMS) מצא את הרכיבים הבאים כחשובים:
· ממשק נגיש להצעות
· יכולת ניתוב דינאמית אשר תנתב את הרעיון לאדם או לקבוצה שהכי מתאימה להגיב על כך ותעביר את
ההערות לבעלי עניין אחרים, מחזיקי מניות, מחולל הרעיון ומנהל ESS
· מידע על בעלי עניין והידע של יוזם ההצעה
· מאגר ידע מרכזי שבו משוב והצעות מופקדים ויכולים להיות נידונים בפורום פתוח ואינטראקטיבי
· מנגנון לניטור ההתקדמות של ההצעות תמיכת מנהל ESS

תוכנות אלה כמובן מתאימות לארגונים גדולים ואין בהם צורך בחברות סטארט אפ לדוגמא, בהם זרימת הרעיונות נעשית באופן טבעי.
התמדה ובשלות

סבלנות והתמדה היא תכונה חשובה של תוכניות ניהול רעיון מוצלחות. מחקרים מראים כי לעיתים רחוקות רעיונות הופכים להצלחה מסחררת בין לילה. הזמן הלוקח להגיע לשלב שבו יכולה להתבצע הערכת מערכת אפקטיבית, יכולה להגיע עד 3 שנים. ההנהלה צריכה להתאזר בסבלנות ולא לצפות לתוצאות מוחשיות ומשמעותיות בתוך תקופה של שנה אחת.

על מנת שהארגון יוכל לקבוע את רמת הבשלות של הרעיון בשלביו השונים: ראשוני, פיתוח, מתקדם, יש לבחון (על פי מחקר על מודל הבשלות של רעיון ואת תהליכי המפתח להצלחת תוכנית רעיון) את חמשת אבני הבניין: מנהיגות וסביבת עבודה, יכולת מערכת, יעילות המערכת, עידוד ארגוני ומחסומי מערכת, כאשר כל אחד מהם יאופיין על ידי מספר אינדיקטורים רלוונטיים ובקנה מידה להערכה ודירוג.

בין אם אתם משתמשים באחד ממודלי השאלות הקיימים או מייצרים אחד משלכם הקפידו לייצר ציפיות ריאליות של הצלחה עבור השלבים השונים של תוכנית פיתוח הרעיון שלך.
חשיבותה של תרבות תמיכה ממנהיגי הארגון

העובדים חייבים לדעת שמנהלי הארגון תומכים בהצעת רעיונות חדשים ומחויבים לתהליך, דבר שכל המחקרים מצביעים עליו כאבן פינה בסיסית מיד לאחר חוסר המשוב בזמן.

המחקרים מציינים כי תמיכה זו צריכה להיראות בפומבי כדי שהעובדים יתייחסו לזה ברצינות.

להרצאות לארגונים לחצו יש מאין
למאמרים נוספים מאגר מאמרים

אני כאן לכל שאלה ועניין

איציק מידן
מומחה לפיתוח יש מאין, יצירתיות והטמעת חדשנות, הכשרת עסקים
מנהלים ועובדים וכיצד לייצר רעיונות חדשים רווחיים
בדגש חסכון ושימוש במשאבים קיימים

תגובה אחת
  1. מגיב וורדפרס

    היי, זו תגובה.
    כדי לשנות, לערוך, או למחוק תגובות, יש לגשת למסך התגובות בלוח הבקרה.
    צלמית המשתמש של המגיב מגיעה מתוך גראווטר.

השארת תגובה